Nos réalisations

Découvrez quelques exemples des projets menés par Valorescence :

GESTION DOCUMENTAIRE – STIB (service legal Affairs)

La collaboration entre Valorescence et le service Legal Affairs de la STIB s’est déroulée en 2018.

L’objectif de la mission était :

Construire un nouveau système de classement des documents plus efficace et relativement intemporel et aider l’équipe à le mettre en œuvre. Cette nouvelle organisation doit être valable à la fois pour les documents papiers et informatiques produits par l’association.

Pour ce faire, la mission consiste à :

1. Dresser un État des lieux du fonctionnement actuel de l’équipe concernant le classement des documents sur le serveur informatique.

2. Apporter les conseils nécessaires à la restructuration du classement « courant » actuel (papier et électronique + la gestion des mails).

3. Former l’équipe aux bonnes pratiques indispensables au bon fonctionnement d’un classement commun (nomenclature des fichiers, usage des mails, …)

Au terme de la mission, une nouvelle structure des dossiers est en place sur le serveur et les conventions et procédures sont établies et appliquées par tous les membres de l’équipe.

« Je tenais à vous remercier pour l’excellente organisation et travail de qualité que vous mettez dans ce projet important pour notre structure. Marie-Laurence, je tenais également à te remercier pour la grande qualité de ton intervention lors de ce workshop et aussi pour cette structure proposée. C’est très apprécié. Le responsable du département s’associe à moi également ».

Le Manager Public Law

GOUVERNANCE DE L’INFORMATION – ASIS

La collaboration entre Valorescence et l’ASIS a débuté en 2016

L’objectif de la mission était :

Construire un nouveau système de classement des documents plus efficace et relativement intemporel et aider l’équipe à le mettre en œuvre.

Cette nouvelle organisation sera valable à la fois pour les documents papiers et informatiques produits par l’association.

Pour ce faire, la mission consiste à :

Analyser les flux de transmission des documents et réaliser une analyse des documents produits et collectés afin de dématérialiser certains processus et gagner en efficience documentaire.

Mettre à jour les procédures et bases légales de conservation des données personnelles contenues dans les dossiers (respect du RGPD, délais de conservation des dossiers, archivage).

Évaluer le fonctionnement de la base de données utilisée actuellement par l’ASIS et de préparer le transfert vers la nouvelle base de données en cours de développement par la Région bruxelloise.

En collaboration avec l’équipe de l’ASIS, une convention de nommage des fichiers ainsi qu’une nouvelle structure de classement ont été établies. L’archivage des données électroniques clôturées a été fait. En parallèle, en collaboration avec la développeuse de la base de données existante, une réflexion a été menée afin de dématérialiser les processus et de faciliter les différentes tâches des employés.es. La base de données a été progressivement adaptée afin d’être complémentaire à la structure de classement sur le serveur. Cela a ainsi permis la réorganisation des espaces bureaux et des armoires dédiées au classement.

Dans le courant de l’année 2017, le déménagement de l’ASIS vers d’autres locaux a engendré le tri de nombreuses caisses qui s’étaient entassées suite aux précédents déménagements. Ce tri important effectué avant le déménagement a permis de ne transférer que les archives à conserver.

En 2018, l’inventaire des archives papiers (12 boîtes) ainsi rassemblées a été réalisé par Valorescence.

Ceci permet maintenant à l’association de respecter l’ensemble de ses obligations légales en matière de documents engageants à conserver.

La mission se poursuit maintenant pour optimiser les processus comptables de l’asbl.

« Le travail effectué avec Marie-Laurence a amélioré notre fonctionnement à tous les niveaux !

Entreprendre une réorganisation de ses documents implique une analyse très précise du fonctionnement d’une entreprise et de ses processus. Marie-Laurence a, au fur et à mesure de son diagnostic, pointé les dysfonctionnements et les faiblesses qui parasitaient notre organisation. Elle a ensuite mené une réflexion avec toute notre équipe pour améliorer les processus et mettre en place une structure de classement qui colle parfaitement à notre réalité.

Notre documentation a maintenant une charpente très solide et nos rouages internes sont réglés comme des montres suisses ».

Valérie Lemaire

Directrice de l’ASIS

COACHING PERSONNALISÉ – Musée des transports en commun de Wallonie

La collaboration entre Valorescence et le Musée des Transports en commun de Wallonie a débuté en 2015

L’objectif de la mission était :

Établir un état des lieux des fonds d’archives conservés par le musée et définir un plan d’action visant à moyen et long terme à réaliser le traitement et la valorisation de ces différents fonds.

Pour ce faire, la mission consiste à :

Construire les outils de gestion des archives du musée selon les normes archivistiques et les mettre en place depuis l’acquisition d’un fonds jusqu’à sa valorisation publique.

Former et accompagner la chargée de projet pour qu’elle puisse gérer ensuite les fonds d’archives et l’accroissement des fonds à venir.

Cette collaboration s’est poursuivie en 2016 notamment pour mener la réflexion sur les besoins du Musée concernant le logiciel de gestion des collections et rédiger le cahier des charges permettant d’acquérir ce logiciel dans le courant de l’année 2017.

INVENTAIRES D’ARCHIVES PUBLIÉS

Fondation des Générations Futures

Fondée en 1998, la Fondation pour les Générations Futures est la fondation belge dédiée exclusivement à la transition de notre société vers un mode de développement soutenable, l’un des plus grands défis du 21ème siècle.

Fondation d’utilité publique, employant aujourd’hui 15 personnes, elle est pluraliste, indépendante et active dans les trois régions du pays. Plateforme de philanthropie transformatrice, elle permet à ses partenaires, mécènes et donateurs d’investir dans les générations futures. Elle dispose d’une vaste expérience dans le soutien d’organisations et de porteurs de projets
qui mettent en œuvre des initiatives soutenables en Belgique et en Europe.

Ce fonds d’archives comporte des documents couvrant tous les aspects de ses activités depuis sa création : l’évolution de ses statuts, ses sources de financement, sa gestion et son administration, ses relations avec les médias, ses relations avec d’autres fondations au niveau belge et à l’échelle européenne. La part la plus importante du fonds concerne les actions de la Fondation: octroi périodique de prix, appels à initiatives, organisation de panels citoyens, etc.

En 20 ans de candidatures aux concours organisés par la Fondation et de demandes de support financier ou d’accompagnement méthodologique, la Fondation a vu défiler et a étudié des quantités de projets portés par des associations, des groupes, des institutions, des projets raisonnables ou «complètement » fous, des projets qui se sont avérés éphémères, d’autres qui ont bien fonctionné et se sont développés. Ces dossiers méritent une attention particulière, car ils sont le reflet de toute l’imagination, de toute l’énergie développée par la société belge ainsi que des synergies créées par l’action de la Fondation.

Cet inventaire est téléchargeable et la Fondation pour les Générations Futures a fait don de ses archives aux Archives de l’État à Namur. Celles-ci y seront accessibles aux chercheurs dans le respect des règles légales et moyennant une demande motivée à la Fondation pour les Générations Futures via info@fgf.be


Famille Carton de Wiart :

Les archives présentées dans cet inventaire viennent accroître et enrichir le fonds de la famille Carton de Wiart versé aux Archives générales du Royaume par la baronne Ghislaine Houtart en 1972 et ayant fait l’objet d’un inventaire par les soins de A.-M. Pagnoul en 1981.

Ce fonds se composait essentiellement d’une partie de « papiers de famille » et d’une partie d’archives propres à Henry Carton de Wiart et à son épouse Juliette Verhaegen. Ils couvraient la période 1408-1977.

Le fond présenté ici en est en quelque sorte le prolongement. Il concerne toujours Henry Carton de
Wiart et Juliette mais dans une moindre mesure. Ces papiers sont principalement ceux de leur fils aîné, Xavier Carton de Wiart, et de son épouse Georgine van Wassenhove et les papiers du frère d’Henry, Edmond Carton de Wiart.

Rassemblés au fil du temps par Xavier principalement sans doute, puis par ses propres enfants, les dossiers et pièces qui forment ce fonds, consultés et utilisés pour l’une ou l’autre recherche familiale, ne sont pas arrivés dans un ordre de classement particulier.

Début 2016, Françoise Carton de Wiart, fille de Xavier, petite-fille d’Henry Carton de Wiart fit appel à Valorescence, travaillant en collaboration étroite avec ORAM pour ce projet, pour traiter les archives afin de les verser ensuite aux Archives générales du Royaume afin d’y être conservées et valorisées.

Cet inventaire est téléchargeable et le fond est conservé aux Archives générales du Royaume et peut y être consulté dans le respect des règles légales et selon les modalités définies par l’institution. Plus d’infos ici


Association des Centres Culturels de la Communauté Française de Belgique

L’Association des Centres culturels a été créée le 15 avril 1978, sous le nom « Association des Maisons de la Culture et des Foyers culturels ». Ses fondateurs avaient déjà dans l’optique d’assurer une représentation des administrateurs des Centres culturels, notamment en vue de la création d’une commission paritaire du secteur socioculturel. Depuis, et surtout à partir de 1990, moment de la première convention avec la Communauté française, cette association s’est développée tant sur le
plan de ses activités que sur le nombre de ses membres

A l’aube de ses 40 années d’existence, les documents et ressources papiers, constitués par les administrateurs et membres du personnel de l’ACC entre 1978 et 2015, ont été triés, analysés et archivés par Valorescence en étroite collaboration avec l’équipe de l’ACC, de juin à octobre 2015.

L’ensemble de ce fond d’archives retrace les activités de la fédération professionnelle et témoigne de
l’évolution du secteur des Centres culturels et de ses enjeux.

Cet inventaire est téléchargeable et le fond est conservé aux Archives de l’État à Namur et peut y être consulté dans le respect des règles légales et selon les modalités définies par l’institution.