Archivage numérique et gestion de fonds patrimoniaux
Mettre en valeur les trésors qui dorment dans vos archives
Le bon moment pour passer à l'archivage
Votre direction et votre service IT demande une réduction des coûts de stockage, un serveur va prochainement disparaître : vous avez conscience de la valeur des documents conservés et ne souhaitez pas supprimer à l’aveugle ?
Vous déménagez prochainement et les espaces de stockage papier dans vos nouveaux locaux sont limités ?
Vos caves débordent d’archives et vous ne savez pas par où commencer ?
L’anniversaire de votre organisation approche et vous souhaitez prendre du recul sur votre passé ?
Faites appel à nos services pour vous accompagner dans l’archivage de vos données numériques et archives physiques !
Pourquoi archiver vos documents physiques et numériques ?
Pour agir. Aujourd’hui, demain et dans 20 ou 50 ans
L’archivage permet d’assurer la continuité de vos missions. Lorsque les équipes évoluent, les connaissances, les procédures et les expériences accumulées restent accessibles. Votre organisation conserve ainsi sa cohérence et sa capacité d’action, aujourd’hui comme dans plusieurs décennies.
Pour se défendre. Une nécessité légale, engageante et stratégique
Pour s'enraciner. Comprendre son histoire et ainsi gagner en efficacité
Conserver la mémoire de vos projets, de vos décisions et de votre évolution permet de comprendre votre parcours, de transmettre votre savoir-faire et éviter de recommencer ce qui a déjà été fait.
Pour témoigner. Préserver la mémoire, renforcer l'appartenance
Les archives racontent l’histoire de votre organisation. Elles valorisent les réalisations passées, renforcent le sentiment d’appartenance et préservent la mémoire collective pour les générations futures.
Pour garantir l’accès durable à votre mémoire numérique
Conserver, sécuriser, transmettre et valoriser :
l’archivage transforme vos documents en ressources durables au service de votre organisation.
Notre méthode pour archiver vos documents physiques et numériques
Archives physiques
Archives numériques
1.
Etat des lieux de vos archives
Analyse des archives physiques : documentation, publications, photographies, affiches et autres supports. Évaluation des volumes, de l’état de conservation et de la valeur historique.
Analyse des serveurs, espaces partagés, disques durs et autres systèmes de stockage. Identification des volumes, des risques et des données critiques.
2.
Structuration et pré-tri
Repérage des dossiers, élimination des doublons et identification des documents à conserver ou à éliminer selon les obligations légales et l’intérêt historique.
Création ou optimisation de l’arborescence documentaire, nettoyage des espaces de stockage et identification des données à conserver.
3.
Traitement et classement
Tri, classement et description des archives selon les activités, projets et missions de l’organisation.
Analyse des fichiers, organisation des données et mise en relation des archives physiques lorsque les contenus se complètent.
4.
Inventaire et accès
Production d’un inventaire détaillé permettant de localiser rapidement un dossier ou une information accompagnée d’une description générale du fonds.
Documentation de l’organisation des données afin de garantir leur repérage et leur compréhension dans le temps. Intégration si pertinent dans l’inventaire des archives physiques.
5.
Pérennisation
Classement définitif, numérotation, conditionnement dans des matériaux adaptés et étiquetage des archives.
Uniformisation des formats de conservation, organisation des sauvegardes et sécurisation des accès.
6.
Transmission et valorisation
Préparation du dépôt dans un centre d’archives le cas échéant et valorisation du patrimoine documentaire.
Organisation de la conservation à long terme et maintien de l’accessibilité des données stratégiques et historiques.
© Valorescence, 2026
« Nous avons confié à Valorescence une importante mission de traitement et de valorisation de ses archives. Un travail conséquent, mené de manière structurée et professionnelle, qui permet aujourd’hui de préserver durablement ce fonds et d’en faciliter l’accès. »
Luc Simar, Secrétaire général du CESE Wallonie
Un traitement d’archives sur mesure, entre collaboration et autonomie
Nous intervenons sur l’archivage numérique et la gestion de fonds patrimoniaux avec une approche à la fois rigoureuse et opérationnelle, allant de la formation à la prise en charge complète de vos archives. Nous proposons des formations dédiées à l’archivage numérique afin de transmettre les bonnes pratiques, les méthodes de classement et les enjeux de conservation. Mais notre cœur d’activité repose aussi sur la prise en charge du traitement de vos archives physiques de vos supports numériques (disques durs, serveurs, sauvegardes anciennes).
Dans ce cadre, nous travaillons en collaboration étroite avec vos équipes uniquement pour valider les grands principes de classement et les orientations méthodologiques. Nous limitons volontairement la mobilisation interne afin de ne pas perturber votre activité quotidienne : l’essentiel du traitement est pris en charge de manière autonome par nos soins.
À l’issue de la mission, vos archives sont triées, décrites, structurées et conditionnées selon les normes en vigueur. Elles sont prêtes à être conservées, recherchées et valorisées sur le long terme. Vous disposez ainsi d’un fonds clair, organisé et exploitable, capable de raconter l’histoire de votre structure pendant des décennies.
